工作效率低下?因为你不会这3个方法

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今天的文章来聊聊工作效率的问题。

职场中低效工作的危害不言而喻,我也经常在后台收到关于如何提高自己效率的咨询,所以这次来集中讲一下这方面的心得。

我按照从个体到整体,从执行到管理的顺序,一个个来聊。无论你是初出茅庐的社会新人,还是久经沙场的职场老将,都值得看看。

作者:张良计

来源:张良计(ID:zhang_liangj)

1. 找到低效问题的共性

说起来低效工作的例子在职场中比比皆是,但如果我们仔细梳理一番,就会发现许多现象都存在共性问题。

找到这些共性问题,然后分别去制定对应的方法,这本身就是一种高效。

我把这些共性问题分为三大类:

a) 硬技能不娴熟

这常见于刚工作不久的新人。什么是硬技能呢?就是这份工作最基本的技能要求。

比如做程序员的,几大主要的编程语言得了解掌握吧;做市场营销的,PPT应该会写吧;做财务审计的,Excel要用得娴熟吧,报表要看得懂吧;做销售的,起码嘴皮子要利索吧。

硬技能不娴熟导致的效率低下问题,是最好解决的。因为这都是有现成的工具帮你提高的。只要你肯花时间去钻研琢磨,比如买一些书或者去网上报个班学习,都能在短时间内迅速提升。我过去也推荐过许多课程,这里就不再赘述。

b) 团队沟通不顺畅

我的工作生涯中,大概80%的效率低下都是这个原因造成的。

最常见的,是不同部门之间的信息断层,即大家对同一件事的认知水平处于不同阶段。

例如同一个项目,A部门以为应该这样做,B部门以为应该那样做,中间来回反复却不确认。结果最后合在一起发现谁的理解都不对,于是前面都是白费功夫(如下图)。

再比如信息沟通的过程过于冗长,中间层级太多。每一次信息传递都有隔阂,每一次隔阂都会造成偏差,最终导致100分的信息传递到位时只有50分(如下图)。

我遇过最夸张的例子,是连一个简单的邮箱申请都要从区域地区跑到中国总部,再从中国总部绕地球一圈跑到全球总部,最后居然拖了两个月才批准下来。

结果那段时间我只能用QQ邮箱,因为没有和公司总部的邮件系统对接,每次我找邮箱联系人都要浪费不少时间。而最后申请下来的邮箱,居然是集团另外一个公司的域名,原因是总部那边把我的信息弄错了。

这类情况在日常工作中很常见。除此之外像会议纪要、项目跟进、指令传达,这些全都是沟通问题。

一旦遇到信息沟通有偏差时,就需要有人站出来,主动承担信息的协调疏通工作。这个人可以是自己,也可以是其他负责的同事。

如果信息疏通者是自己,就要主动确保所有人对信息的理解是一致的。

例如你可以用会议纪要或邮件的形式,总结所有已经达成共识的信息。这样将来出了问题,就能找到对应的负责人。

比如像下面这样,用几个关键问题来帮所有人理清思路:

1. 项目的目的是什么?

2. 项目的计划是怎样的?

3. 如今项目的进度到达了哪里?

4. 各部门接下来分别要做什么?

5. 下次开会时各部门需要提交哪些东西?

这样是不是就清楚多了?

如果信息疏通者是别人,这时可以做的事情就比较有限,因为主动权不在自己手上。

但你可以有规律地提醒,适当地催促。在不影响对方情绪的前提下,不断重复加强你对这件事的关注程度,让对方不要忘记。

总之,只有加速了信息传递的效率,才能提高工作的效率。

c) 缺乏指挥和调度

如果说前面两类问题是最常见的,那最后这个问题,是最致命的。

大家都听过一句话,叫“将帅无能,累死三军”。

一个无法做出正确决策的领导,拖累的不仅是自己的效率,更是整个团队几个人甚至几十个人的效率。这个损失可就巨大了。

比如面对下属提交的工作方案,老板却无法拍板。做,如何去做,哪些要做?不做,为什么不做,应该怎么做?这些都没有明确的说法,只是一句“再回去想想”打发了事,既没有指导,也没有规划。

如果你是普通员工,遇到这样的领导,最好的建议是赶紧走人,人间不值得。

如果你恰好是领导,可以反思一下平时是否因为自己的模棱两可,决策不力而导致团队一直在原地兜圈子。无论什么原因,在该做决策的时候犹豫不决,制定安排的时候思路不清,这种领导是不及格的。

以上就是造成工作低效的三个共性问题。大家可以根据自己的实际情况做归纳总结,然后具体问题,具体改进。

2. 善于模仿,超越模仿

模仿的意义,是用已被验证过的高效方法,逼自己改变过去低效不正确的思维。而且很多时候,这种改变是“强扭的瓜”,硬生生掰过来。

虽然一开始会有点痛苦,但随着时间的推移,你会发现一切都值得。这是提高工作效率的一条捷径。

举个例子。我在刚工作的时候,逻辑思维奇差。后来我找到一条模仿方法,就是学习咨询公司写PPT方案的套路。

之前我在文章提到过,麦肯锡的PPT模板之所以被称为“逻辑PPT圣经”,是因为里面有专业全面的结构思维模板,适用于职场上所有需要写方案的场合。

如果你脑子里思维混乱,半天信息点都没梳理清楚,此时套用这样一套模型,瞬间就能让你找到方向。

当时我就照着这里面的每一页模板,把工作中遇到的实际问题全部往里面套。遇到不能完全适用的情况,我就稍作改良。

比如下面这两张图,上面一张是麦肯锡的PPT模板,下面一张是我仿照这个结构做的一页PPT。

(麦肯锡的PPT模板)

(我模仿做的一页PPT)

在上图这个小房子一样的结构里,四个“支柱”就代表公司主要的四大业务板块。另外,最下方的箭头表示随着时间的推移,公司业务发展的先后顺序。

一页PPT,就把这个公司的业务概况讲得清清楚楚。而不用像以前我找了一大堆资料,写了好多页文字都没能讲明白。

这就是模仿的作用。

更重要的是,我没有完全照搬这个模型,而是在最下方用一个红色箭头来代替模板中的“title”板块。因为我还要排列公司业务的发展时间,显然之前的模板里没有这个功能,所以我根据实际情况进行了适当改良。

你看,除了模仿,我还得自己往里面添砖加瓦。这其实就是学习。

模仿固然重要,但不能一味去模仿。我们要在模仿的过程中体会作者背后的本源思路,然后自己学会独立思考,最后做到具体情况具体分析。

这才是模仿的本质意义。我们要善于模仿,更要超越模。

除了写PPT,工作中还有很多情况都可以通过模仿来学习。

比如人际沟通这块,你就可以观摩身边那些会说话的人,他们和人沟通的方法有哪些,自己拿个小本子暗自记下来。甚至具体到开头的话术怎么讲,遭到拒绝时用什么话打圆场,哪些词是他们绝对不会说的等等。越具体,就越好学。你先模仿,然后自己再去感受和思考,这样做的效率就会很高。

再比如找资料做研究,你可以去请教公司里特别会找资料的同事前辈们。请人家吃个便饭,虚心讨教一些迅速找资料的渠道和方法,全都记下来,然后自己回去模仿实践。

这都不是什么难事。比起自己像无头苍蝇一样瞎摸索,能找到一个对标参照物去模仿,你的效率会蹭蹭往上升。

3. 建立价值认同,从上到下改进

独立工作的时候,可以通过模仿来提高自己的效率。但如果是团队工作,就要换方法了。

如果你是一个管理者,就知道团队协作讲究的是合力。这时建立价值认同就非常重要。要先在思想上统一方向,才能在行动上劲儿往一处使。

而建立价值认同,就是要让团队成员都明白,过去的工作方法是错误的,低效的。如果大家没有意识到这个问题,讲再多提高都是白搭。

这就是从上往下改进,也是解决低效问题的最根本办法。

比如很多公司都喜欢加班文化,认为员工工作时间越长,越能体现他们的价值。但我不认同这一点,相反我觉得工作价值不应该用时间来衡量,而是用结果。

所以我经常和团队成员说,我不鼓励加班,我鼓励你们早点把事情做好然后回家享受生活。

但“早点把事情做好”,这里面就大有文章了。

首先是“把事情做好”。什么叫“做好”呢?

如果要写一份方案,你写好20页给我,这个不叫“做好”,这叫“做完”。因为我后面还要检查和修改,可能还要你删除一些废话,添加更重要的信息;也有可能你20页都没写到点子上,我宁可你写5页全在点上的东西给我。

“做好”的意思,是我把这份方案交出去的时候客户会买单,而不是看在你写了几个晚上的份上说辛苦了。对不起,这远远不够。

其次是“早点”,这就是要你缩短把事情做好的时间。

当你做好一件工作需要一天时间,那么下次就试试半天行不行,再下次试试3个小时。但是记住,时间可以缩短,工作质量不能妥协。

效率,就是对的事情重复做,重复的事情快速做。

把这个弄清楚了,再回过头来看加班,就发现问题了。加班不是目的,而是方法。如果这个方法能够提升工作产出的质量,那么适当加班无可厚非。反之,就应该摒弃。

专业技巧娴熟的人,早点把事情做好早下班当然可以。做事不熟练的人,加班学习和巩固自己的工作技能,那也是应该的。

作为管理者,需要一开始就建立共识,制定标准,让大家明白什么样的工作产出才是有价值的。围绕这个核心目的,再去改进工作方法和流程,这才是正确的做法。

如果加班反而拖累了效率,那么就把目光聚焦在正常工作时间里,去思考为什么不能按时完成工作。

我见过很多加班的人,头天晚上10点下班,第二天中午12点来上班,这样算下来他们的工作时间和正常上班的人没有两样,那为什么要把工作都留到精神状态不好的晚上去做呢?

与其这样,不如围绕“效率”去建立一种文化。比如去除臃肿的汇报结构,摒弃形式主义的官僚作风,一切以价值产出为核心。同时让效率高、能力强的人担当大任。这样的人多了,团队的效率自然就上去了。

这是最难的,却是最有效的。

乔布斯说过一句话:

It doesn’t make sense to hire smart people and then tell them what to do. We hire smart people so they can tell us what to do.

翻译一下就是:任人唯贤,用人不疑。

以上就是今天的内容。最后总结一下,如何提升工作效率,一共三个方法:

1. 找到低效问题的共性;
2. 善于模仿,超越模仿;
3. 建立价值认同,从上到下改进;

希望今天的内容对大家有所启示。

感谢各位的时间 =)

©张良计:左手干货,右手鸡汤的真性情BOY。微信订阅号:张良计(ID:zhang_liangj)

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